Combien vous coûte vraiment la gestion de vos formules sous Excel ?

Le tableur Excel n’a rien coûté à installer. C’est précisément ce qui rend son coût difficile à voir. Il n’apparaît sur aucune ligne budgétaire. Il est réparti entre les heures de vos formulateurs, les vérifications avant chaque envoi et les reprises après erreur.

Avant d’envisager une autre organisation, encore faut-il mesurer ce que le tableur vous coûte réellement. Voici comment le faire avec vos propres chiffres.

Des coûts difficiles à identifier

Il faut lui reconnaître ses qualités : un classeur démarre tout de suite et s’adapte à la façon de travailler de son utilisateur. Pour dix références et une seule personne, c’est souvent le bon outil.

Les difficultés apparaissent généralement lorsque la gamme s’étoffe et que plusieurs personnes commencent à travailler sur les mêmes données. Ces pertes de temps sont rarement mesurées car elles sont réparties dans le quotidien des équipes. Quelques minutes pour retrouver la dernière version d’une formule. Une vérification supplémentaire avant d’envoyer une fiche technique. Une donnée fournisseur à reporter dans plusieurs fichiers. Ou encore une étiquette à reprendre après une modification produit.

Quatre postes à relever chez vous

Quatre postes peuvent être observés facilement : la ressaisie, la vérification, la recherche d’information et les reprises liées aux erreurs.

Le quatrième poste est celui qu’on oublie et c’est souvent le plus lourd. Une étiquette réimprimée, un dossier renvoyé à un client, un lot bloqué en attente d’une vérification : ces événements sont rares mais chers, et peuvent notamment être liés à une donnée erronée, obsolète ou recopiée au mauvais endroit.

Quand Excel commence à montrer ses limites

Il n’existe pas de nombre précis de références à partir duquel Excel devient inadapté. Les difficultés apparaissent plutôt lorsque les données deviennent plus nombreuses et que plusieurs personnes doivent les consulter ou les modifier :

• plus d’une personne modifie les formules, et vous ne savez plus laquelle est la bonne
• le même fichier existe en trois exemplaires, dont deux dans des boîtes mail
• un fournisseur change la composition d’une matière, et retrouver les formules concernées prend une journée
• il faut prouver qui a modifié quoi, et quand

En cosmétique, ce dernier point n’est pas une préférence d’organisation. Le règlement (CE) n° 1223/2009 impose de tenir un dossier d’information sur le produit, tenu à jour et accessible aux autorités. Un classeur dont on ignore qui l’a modifié la semaine dernière ne fait pas un historique.

Ce qui change avec un référentiel produit dans beCPG

L’intérêt d’un référentiel produit apparaît surtout lorsqu’une donnée évolue : au lieu de rechercher manuellement dans chaque fichier les produits concernés, il devient possible d’identifier directement toutes les formulations impactées.

Dans beCPG, une matière première comme la glycérine dispose d’une fiche unique dans le référentiel plutôt que d’être recopiée dans plusieurs fichiers. Son prix, son INCI, son fournisseur ou encore ses caractéristiques techniques sont centralisés au même endroit.

Lorsqu’elle est utilisée dans plusieurs formulations, les équipes peuvent directement retrouver les produits concernés. Si sa composition, son tarif ou une autre information évolue, elles identifient rapidement les formules à vérifier.

Les données du produit fini étant calculées à partir de la formulation, les coûts, listes d’ingrédients, allergènes ou données nutritionnelles peuvent également être recalculés lorsque les données évoluent.

Passer d’Excel à un PLM sans repartir de zéro

Passer d’une gestion sous Excel à un référentiel produit ne signifie pas abandonner toutes les données existantes ni tout migrer en une seule fois.

Les fichiers déjà utilisés peuvent servir de point de départ pour construire le référentiel dans beCPG. La migration peut se faire progressivement, en commençant par les matières premières et les fournisseurs, puis les formulations et les produits actifs.

Vos fichiers existants restent le point de départ : leurs colonnes se relient aux champs du référentiel, et l’import fait le reste. Une seule précaution, mais elle est sérieuse : ne migrez pas vos erreurs. La migration est aussi l’occasion de revoir la qualité des données : identifier les doublons, vérifier les informations obsolètes et harmoniser les données avant leur intégration.

Un référentiel propre au départ vous épargne des années de doute, c’est aussi ce que nous écrivions sur la qualité et la complétude des données produit.

Vous souhaitez découvrir concrètement ce qu’un référentiel produit peut changer dans votre quotidien ? Ecrivez-nous.