Chaque nouvelle matière première arrive avec sa fiche technique fournisseur. Souvent transmise en PDF, elle contient de nombreuses informations nécessaires au référentiel produit. Cela concerne notamment la durée de vie, caractéristiques techniques, allergènes, certifications ou encore conditions de stockage.
Pourtant, ces informations restent enfermées dans le document tant qu’elles ne sont pas intégrées dans des champs exploitables. Entre le PDF reçu et la donnée structurée, il faut encore chercher l’information, la vérifier et la saisir.
Comment exploiter plus facilement le contenu des fiches techniques fournisseurs sans passer son temps à parcourir les documents ?
Un PDF n’est pas une donnée
Une fiche technique peut être complète, datée et validée. Tant que les informations qu’elle contient restent dans le PDF, elles ne sont pas directement exploitables par le référentiel produit. Une durée de vie indiquée dans un document, par exemple, ne peut pas être utilisée dans un contrôle ou un rapport tant qu’elle n’est pas renseignée dans le champ correspondant.
La saisie manuelle prend du temps et conduit parfois à ne renseigner que les informations nécessaires à court terme. Le reste demeure dans le document, jusqu’au jour où il faut le retrouver pour répondre à un audit, une demande client ou une évolution fournisseur.
Les informations à retrouver dans une fiche technique fournisseur
Une fiche technique fournisseur est un document long dont vous n’exploitez qu’une petite partie. Selon la matière première et le fournisseur, certaines informations reviennent régulièrement :
- la durée de vie totale et la durée résiduelle garantie à la livraison, deux valeurs différentes que l’on confond souvent ;
- les conditions de stockage et, lorsque cela s’applique, les informations relatives au contact alimentaire ;
- les seuils physico-chimiques (humidité, acidité, indice de peroxyde) ainsi que la méthode d’analyse associée, nécessaire pour interpréter correctement les résultats ;
- la déclaration relative aux allergènes, notamment les substances ou produits mentionnés à l’annexe II du règlement (UE) n° 1169/2011 ;
- les certifications du site et leurs dates d’échéance.
Ces informations peuvent être structurées dans le référentiel produit. La difficulté consiste surtout à les retrouver dans les documents fournisseurs et à les renseigner dans les champs correspondants.
Poser la question au document plutôt que de le lire
Dans beCPG, les documents peuvent être associés directement à l’entité qu’ils décrivent. La fiche technique reste ainsi liée à la matière première concernée.
L’assistant IA intégré peut ensuite être interrogé sur le contenu du document pour rechercher une information précise : une durée de vie, une condition de stockage, une valeur ou encore une méthode d’analyse.
L’intérêt est de retrouver plus rapidement l’information tout en conservant un lien avec le document source afin de pouvoir la vérifier.
Conserver la source permet également de vérifier l’information par la suite : la réponse cite le document dont viennent les valeurs et peut indiquer, pour chacune, la rubrique d’origine. La vérification prend alors quelques secondes au lieu d’une relecture complète.
Une information trouvée doit encore être validée
Retrouver une information dans un document ne suffit pas à en faire une donnée exploitable dans le PLM. Tant qu’elle n’est pas renseignée dans le champ correspondant, elle ne peut pas être utilisée dans les calculs, les contrôles ou les documents générés.
L’assistant IA facilite donc la recherche de l’information, mais la validation reste une étape importante. L’utilisateur peut vérifier la valeur dans le document source avant de l’intégrer au référentiel.
L’assistant peut aussi proposer directement les valeurs à renseigner : allergènes, ingrédients, critères microbiologiques ou nutriments sont présentés par rubrique, avec un niveau de confiance. Rien n’est enregistré tant que l’utilisateur ne les a pas appliqués.
Une fois validée et structurée, la donnée peut alors être utilisée par les différents processus de beCPG.
Par où commencer ?
La première étape consiste à rattacher les fiches techniques aux matières premières qu’elles décrivent afin de retrouver facilement le document source.
Il est ensuite utile d’identifier les informations réellement nécessaires dans votre référentiel : durée de vie, allergènes, caractéristiques physico-chimiques, certifications ou conditions de stockage, par exemple.
Enfin, la gestion des versions reste essentielle. Lorsqu’un fournisseur transmet une nouvelle fiche technique, les informations utilisées doivent pouvoir être vérifiées par rapport à la version la plus récente du document. beCPG permet également d’automatiser la création des documents destinés à vos clients. Nous détaillons ce fonctionnement dans notre article sur la génération automatique des fiches techniques.
Si vos fournisseurs peuvent saisir eux-mêmes leurs données, le portail fournisseurs fait ce travail à la source : voir notre guide Portail fournisseurs : questions et réponses.
Vous voulez voir ce que cela donne sur vos propres documents ? Écrivez-nous, nous vous montrons le parcours complet sur un cas réel.
