Dans un logiciel PLM comme beCPG, la collaboration est essentielle pour garantir le succès des projets. Cependant, il est parfois nécessaire de restreindre l’accès à certains dossiers, champs ou espaces pour une collaboration sécurisée. Une gestion appropriée des permissions protège les informations sensibles. Elle facilite aussi le travail d’équipe en attribuant les droits appropriés à chaque utilisateur.
Gestion des permissions dans les espaces de collaboration
Dans le PLM de beCPG, on appelle les espaces de collaboration des « sites ». Ces sites permettent à une équipe de travailler sur les mêmes données ou produits dans un espace dédié.
Chaque membre d’un site possède des droits spécifiques :
- Lecteur : Peut consulter du contenu.
- Contributeur : Peut consulter et modifier l’ensemble des contenus, créer de nouveaux contenus.
- Collaborateur : A l’autorisation de consulter, modifier, créer et supprimer l’ensemble du contenu.
- Gestionnaire : Peut inviter des personnes.
- Gestionnaire de version : Peut ranger une branche/version vers ce site et consulter du contenu.
Ces droits s’appliquent à tous les champs, dossiers, rapports et projets au sein du site. Cependant, beCPG permet également d’ajouter des règles encore plus spécifiques pour chacun de ces éléments.
Contrôle d’accès aux champs spécifiques
Il faut parfois masquer certaines informations des fiches produits à certains utilisateurs pour des raisons de confidentialité. Par exemple, des données financières ou stratégiques peuvent être masquées pour les utilisateurs non autorisés tout en restant accessibles aux gestionnaires et aux administrateurs. Cela améliore l’efficacité en garantissant que chaque utilisateur dispose uniquement des informations pertinentes pour son rôle et évite de le submerger de données non nécessaires.
De plus, certains champs peuvent être visibles mais configurés en lecture seule pour les utilisateurs sans droits d’édition, assurant que les informations restent intactes et sécurisées tout en étant accessibles pour consultation. Par exemple, bloquer l’accès en écriture à l’équipe marketing sur certains champs gérés par le département R&D permet d’éviter les erreurs humaines en garantissant que seules les personnes habilitées peuvent modifier ces informations sensibles ou techniques.
L’administration gère cette fonctionnalité, avec la possibilité de créer des règles de sécurité comprenant trois options possibles.
Cette gestion d’accès aux champs peut être appliquée de manière générale à tous les produits. Toutefois, elle peut également être appliquée localement, grâce au bouton “Permission locale”. Cela permet d’utiliser des formules conditionnelles pour appliquer les règles de sécurité à certains produits spécifiques.
Gestion des dossiers de la liste documents
La gestion des permissions sur les dossiers dans la liste Documents des entités est cruciale pour contrôler l’accès aux documents critiques au sein de beCPG. Grâce à l’option de gestion des autorisations, il est possible d’appliquer des règles spécifiques pour chaque dossier.
Les permissions définies au niveau des modèles de produits s’appliquent automatiquement à toutes les entités associées. Ceci simplifie ainsi la gestion des droits d’accès à grande échelle. De plus, les sous-dossiers héritent des droits du dossier parent, assurant une gestion cohérente et uniforme des permissions à tous les niveaux.
Protéger les informations sensibles des rapports techniques
Certaines fiches techniques contiennent des informations critiques qui ne doivent être accessibles qu’à certains membres de votre équipe.
Les permissions sur les rapports permettent de gérer finement qui peut consulter les fiches techniques. Cela protège les informations sensibles tout en permettant une collaboration sécurisée. En définissant des permissions spécifiques, vous pouvez restreindre l’accès aux fiches techniques de produits finis (PF), semi-finis (SF), ou matières premières (MP) à certains utilisateurs ou groupes.
Gestion sécurisée des projets grâce aux permissions
La gestion des permissions sur les projets est essentielle pour contrôler qui peut consulter, modifier ou gérer les différents aspects des projets au sein de beCPG. En définissant des droits d’accès spécifiques, vous pouvez restreindre l’accès à des projets sensibles à des groupes ou utilisateurs spécifiques, tout en permettant une visibilité limitée à d’autres.
Par exemple, un « Lecteur » ajoute ou modifie des tâches uniquement si elles lui sont assignées. Cette granularité des permissions assure une gestion efficace des projets tout en maintenant une sécurité et une confidentialité appropriées.
Ici, Jérôme en tant que lecteur ne peut pas modifier la tâche car elle ne lui est pas assignée:
Attribuer les droits appropriés protège les informations sensibles et facilite le travail d’équipe. Une approche structurée des permissions garantit l’accès nécessaire à chaque utilisateur. Cela contribue ainsi au succès global de vos projets.
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