Mener un projet de sourcing de matières premières et d’emballages
Mis à jour en octobre 2026.
Un nouveau produit demande souvent une nouvelle matière première, un nouvel emballage ou un produit sous-traité. Bien le sourcer, c’est trouver le bon prix, la bonne qualité et un approvisionnement fiable, et obtenir des données complètes avant le lancement. Voici une méthode en huit étapes.
1. Rédiger le cahier des charges
Tout part de ce que vous attendez du fournisseur. Un bon cahier des charges couvre :
- les exigences de composition, les allergènes (contaminations croisées comprises), les origines et les allégations (bio, vegan, sans OGM…) ;
- les critères physico-chimiques et microbiologiques, la durée de vie, et en cosmétique la composition INCI et les substances restreintes ;
- l’emballage, la palettisation et les contraintes logistiques ;
- le prix cible et les volumes ;
- les documents attendus : fiche technique, certificats, déclarations allergènes et OGM, questionnaires.
2. Présélectionner les fournisseurs
Partez des fournisseurs que vous connaissez : statut d’agrément, certificats valides (par exemple IFS, BRCGS, FSSC 22000, ou ISO 22716 en cosmétique), résultats d’audit et non-conformités passées. N’ajoutez de nouveaux fournisseurs que si les fournisseurs connus ne peuvent pas répondre.
3. Envoyer la même demande à tous les fournisseurs
Envoyez le cahier des charges et le même questionnaire à tous les fournisseurs consultés. Des réponses au même format se comparent ; des réponses dans cinq mises en page PDF différentes, non.
4. Recueillir les données techniques, pas seulement le prix
Demandez à chaque fournisseur la composition, les allergènes, les valeurs nutritionnelles ou physico-chimiques et les documents avec leurs dates de validité. Le mieux est de laisser les fournisseurs saisir eux-mêmes leurs données, plutôt que de ressaisir leurs fiches techniques.
5. Comparer les offres
| Critère | Ce qu’il faut regarder |
|---|---|
| Conformité | La matière respecte-t-elle le cahier des charges : ingrédients interdits, limites, allégations ? |
| Données | Les données sont-elles complètes, avec des documents valides ? |
| Coût | Le prix, mais aussi son effet sur le coût des produits finis |
| Risque | Origine, source unique, capacité, non-conformités passées |
| Délai | Le fournisseur peut-il livrer pour la date de lancement ? |
6. Tester les échantillons
Analyses en laboratoire, essais dans la recette, dégustations ou tests sensoriels, et en cosmétique tests de stabilité et de compatibilité. Enregistrez les résultats face aux critères du cahier des charges.
7. Agréer et référencer
Agréez le fournisseur et la matière première, créez la matière première dans le référentiel avec ses données validées, et référencez un second fournisseur quand le risque le justifie.
8. Suivre après le lancement
- renouveler les documents avant leur expiration ;
- enregistrer les non-conformités fournisseurs et leurs actions correctives ;
- évaluer chaque fournisseur au moins une fois par an, avec un questionnaire si besoin.
Les erreurs à éviter
- Ressaisir les PDF des fournisseurs : erreurs et temps perdu à chaque mise à jour.
- Des documents sans date d’expiration : un certificat périmé se découvre pendant un audit.
- Choisir sur le seul prix : une matière moins chère peut changer les allergènes ou la nutrition de tous les produits qui l’utilisent.
Dans beCPG
Les projets de sourcing s’appuient sur des modèles de projet. Dans le portail fournisseurs, les fournisseurs saisissent leurs données, répondent aux questionnaires et déposent leurs documents avec leurs dates de validité ; l’IA lit la fiche technique et propose les valeurs avec un niveau de confiance, que le fournisseur applique. Les cahiers des charges signalent ce qui n’est pas conforme, et les non-conformités sont rattachées au fournisseur. Découvrir le portail fournisseurs beCPG. À lire aussi : un portail fournisseurs pour le sourcing des matières premières.
