Définir des règles sur les dossiers
Des règles peuvent être définies sur chaque dossier. Par règle, on entend :
- Envoi d'un e-mail lorsqu'un contenu est ajouté/supprimé/modifié dans un dossier ;
- Démarrage d'un workflow lorsqu'un contenu est ajouté à un dossier ;
- etc.
Pour définir une règle :
- Aller dans le répertoire contenant le dossier sur lequel vous souhaitez ajouter une règle ;
- Cliquer sur « Plus » puis sur « Gérer les règles ».
Deux cas sont alors possibles :
Si aucune règle n’est associée au dossier, deux actions sont alors possibles :
- Créer des règles : définir des règles à partir de rien pour le dossier choisi.
- Associer un jeu de règles : réutiliser un jeu de règles existant pour un autre dossier.
Si une ou plusieurs règles sont déjà associées au dossier, cinq actions sont alors possibles :
- Hériter des règles : pour que le dossier sur lequel on travaille hérite des règles de son dossier parent ;
- Supprimer : pour supprimer une règle existante ;
- Modifier : pour modifier une règle existante ;
- Exécuter une règle : pour exécuter une règle existante ;
- Nouvelle règle : pour créer une nouvelle règle.
Généralités concernant la création d’une nouvelle règle
En appuyant sur « Nouvelle règle », un formulaire s’affiche alors et permet de définir :
- Le nom de la règle (1) ;
- La description de la règle (2) ;
- Le moment où l’action générée par la règle est exécutée (3) ;
- Le type d'action déclencheur (4) ;
- Les conditions à respecter (5) ;
- L'action à exécuter (6).
Remarque : des options supplémentaires sont disponibles (7) :
- Désactiver une règle : permet de désactiver une règle sans avoir à la supprimer (au cas où elle servirait dans le futur) ;
- Appliquer la règle aux sous-dossiers : on parle alors de règle récursive. Dans ce cas, il faut bien définir les conditions pour ne pas dégrader les performances.
- Exécuter la règle en tâche de fond.
Enfin, cliquer sur « Créer » pour enregistrer la règle.
Exemple de création d’une nouvelle règle
Un exemple permettant de déplacer les produits d’un dossier A vers un dossier B lorsqu’ils passent à l’état « Validé ».
Tips pour les débutants : Les actions doivent être en anglais : valid (validé), archived (archivé), etc. Afin de faciliter la création des règles, dans le champ concerné de l’élément auquel s'applique la règle, il faut "inspecter" l’élément en question : clic droit + inspecter l’élément (Inspect element (Q)). En bas de la page s'ouvrira une fenêtre. Les informations (traductions et termes exacts) y sont disponibles.
Plus de détails : https://docs.alfresco.com/content-services/latest/
Règle de gestion des versions
beCPG propose une règle pour gérer le nombre de versions sur un document. Cette règle gère l'héritage.
L'action de gestion des versions contient les paramétrages suivants :
- Version : (mineur, majeur, les deux)
- Nombre de versions : (toutes si vide)
- Nombre de jours à conserver : (tous si vide)
- Nombre de versions par jour : (toutes si vide)
Dans le cas de plusieurs règles de versions (héritées ou non), les champs sont surchargés. Exemple :
- Règle 1 sur la GED (Les deux, 5 versions Max)
- Règle 2 sur le Site A (Mineur, vide)
- Règle 3 sur le Site A (Majeur, 5 versions Max, 1 Version par jour)
- Règle 4 sur le Site B (Majeur, vide)
Donne pour un document dans le Site A :
- Toutes les versions mineures
- 5 versions Max, 1 Version par jour pour les versions majeures
Pour un document dans le Site B :
- Toutes les versions majeures
- 5 versions mineures Max
L'application des règles se fait lors de la mise à jour d'un document ou manuellement. Ainsi, même si le nombre de jours maximum est 2, si le document n'est pas modifié, les versions restent. Si la règle est modifiée lors de la mise à jour d'un document, celui-ci se voit appliquer la nouvelle règle sur toutes les versions de l'historique.
La rétention des versions se fait dans cet ordre :
On commence par supprimer les versions majeures puis les versions mineures. Lorsqu'une version majeure est supprimée, toutes ses versions mineures le sont. L'évaluation des règles pour les versions mineures s'entend pour les versions mineures de chaque version majeure.
On commence par la dernière règle et on remonte :
On regroupe les versions par jour. Puis on supprime celles en trop dans une journée;
On supprime les jours en trop;
- Et enfin, on garde le nombre de versions Max dans l'ensemble restant trié par date (on garde les plus récentes).