Activités
La Liste activité centralise l’historique de toutes les modifications réalisés. Accessible sur chaque entité (Projets, Produits finis, Semi-finis, etc.) ainsi que dans les menus d'Administration, elle constitue le journal de bord indispensable pour consulter la traçabilité des actions effectuées par les utilisateurs.
Type d'activité
La Liste activité répertorie différents types d'événements pour assurer une traçabilité exhaustive. Voici les catégories d'activités enregistrées par le système :
État : Enregistre tout changement de statut d'une entité (par exemple, le passage d'un produit fini du statut Simulation à Annulé).
Entité : Trace la création, la modification ou la suppression d'une entité ou de l'une de ses propriétés spécifiques. Il intègre aussi les modifications d'aspects et de listes (ajouts et suppressions) appliquées aux entités.
Liste de données : Consigne toute manipulation (ajout, édition, suppression) au sein d'une liste, comme l'ajout d'une matière première dans la composition d'un produit.
Formulation : Génère une trace automatique suite à l'opération de formulation d'une entité.
Rapport : Trace la mise à jour des rapports générés par le système.
Commentaire : Assure le suivi des commentaires ajoutées, modifiées ou supprimées sur une entité ou une liste de données.
Contenue : Trace la gestion documentaire, incluant le chargement (upload), la modification ou la suppression de fichiers dans le système.
Version : Marque la création de chaque nouvelle version d'une entité.
Fusion : Enregistre les opérations de fusion de branches (gestion de versions ou de workflows).
Export : Enregistre dès qu'un utilisateur effectue l'exportation d'une liste au format Excel.
Ordre de modification: Génère une trace si le produit est modifié par un ordre de modification.
Filtre des activités
Pour affiner votre recherche et retrouver rapidement une information précise dans la Liste activité, utilisez les options de filtrage situées en haut à gauche de page. Vous pouvez croiser plusieurs critères (type d'activité, auteur de l'action ou période donnée) pour isoler les événements qui vous intéressent. Cliquer sur le bouton "Filtre" pour afficher les résultats.
Astuce de recherche : Si vous ne connaissez pas le nom exact d'un utilisateur, vous pouvez utiliser des astérisques () comme caractères génériques. Exemple : Rechercher Anna* affichera tous les utilisateurs dont le nom contient "Anna" (ex: Anna, Annabelle).
Dashlet activité
Certains types d'activités, tels que l'ajout de commentaires, la création d'entités, la génération ou la visualisation de documents, ainsi que l'export de recherches, sont visibles dans le dashlet d'activité du tableau de bord utilisateur.
Purge des activités
La purge des activités vise à optimiser le volume des données en nettoyant l'historique des activités. Ce mécanisme est basé sur la fusion des activités de même type qui sont effectuées par un même utilisateur.
L’algorithme du purge
- Critères de conservation de base
L'algorithme conserve systématiquement :
- Toutes les activités des 12 derniers mois (valeur par défaut).
Un minimum de 50 activités, quel que soit leur ancienneté.
Suppression des doublons (si l'entité contient plus de 50 activités)
Si l'entité dispose de plus de 50 activités, le système analyse l'historique au-delà de la première page et supprime les actions redondantes d'un même utilisateur pour ne conserver que la plus récente. Sont concernés :
- Les exports identiques : Plusieurs exports d'un même fichier réalisés le même jour.
- Les modifications successives : Plusieurs éditions du même contenu le même jour. Exemple : Si un utilisateur modifie les propriétés d'un produit à 10h puis à 15h, seule la modification de 15h est conservée.
Les actions répétitives de même type : Des processus identiques itérés dans un court intervalle.Exemple : Si un produit est formulé, puis reformulé en changeant sa composition moins d'une heure après, seule la seconde formulation est conservée.
Regroupement progressif (Surcharge résiduelle)
Si le volume d'activités reste trop élevé après la suppression des doublons, le système applique un regroupement chronologique progressif (par jour, semaine, mois, puis par année) pour condenser l'historique.