PLM und ERP: Wer verwaltet welche Produktdaten?
Das PLM begleitet Konzeption und Entwicklung des Produkts, das ERP übernimmt die operative Verwaltung, insbesondere Einkauf, Produktion und Bestände. Beide Systeme müssen Daten austauschen können, um Doppelerfassungen und Widersprüche zu vermeiden.
Zwei Systeme für zwei Phasen im Leben eines Produkts
Ein Lebensmittel oder ein Kosmetikprodukt existiert lange vor seiner ersten Produktion. Wochenlang entwickelt die F&E Versuchsrezepturen, die Qualität prüft die Konformität, und das Marketing gibt Etikett und Verpackung frei. Diese Definitionsarbeit gehört ins PLM (Product Lifecycle Management): Rezepturen, Spezifikationen, regulatorische Daten, Kennzeichnung, Verpackung, Versionen und Projekte.
Das ERP ist für die operative Verwaltung des Produkts zuständig: Einkauf, Fertigung, Bestände und Verkauf. Es verwaltet freigegebene Lieferanten, Einkaufspreise, Fertigungsaufträge, Chargen, Bestände und Kundenaufträge. Das ERP kennt die Istkosten; das PLM kennt die theoretischen Kosten der Rezeptur.
Welches System führt welche Daten?
Um Widersprüche zu vermeiden, sollten Sie für jedes Datum festlegen, welches System führend ist. Diese Aufteilung kann je nach Organisation und vorhandenen Werkzeugen variieren.
| Daten | Führendes System | Wann sie übertragen werden |
|---|---|---|
| Rezeptur, Versuche | PLM | Bei Freigabe der Version, ans ERP |
| Fertigungs- und Verpackungsstückliste | PLM | Bei Freigabe, ans ERP |
| Spezifikationen, Allergene, Nährwerte | PLM | An Datenblätter, ERP und GS1-Kataloge |
| Etiketteninhalt, Zutatenverzeichnis oder INCI-Liste | PLM | An die Druckvorlagen und Kataloge |
| Regulatorische Rohstoffdaten | PLM | Von der Qualität genutzt, selten vom ERP |
| Artikelnummer | ERP oder PLM, nach Wahl | Bei Artikelanlage, in beide Richtungen |
| Einkaufspreise und Istkosten | ERP | Regelmäßig, ans PLM für die Kalkulation |
| Bestände, Chargen, Fertigungsaufträge | ERP | Nicht zurück, außer für eine Qualitätsuntersuchung |
| Kundenaufträge und Umsätze | ERP | An die Business Intelligence |
Drei typische Integrationsmuster
Die freigegebene Rezeptur übergeben
Wird eine Rezeptur- oder Stücklistenversion im PLM freigegeben, geht sie ans ERP. Versuche und Arbeitsversionen bleiben im PLM. Das Werk erhält nur, was freigegeben ist.
Den Artikel anlegen
Ein neues Produkt muss im ERP existieren, bevor die erste Bestellung oder der erste Kundenauftrag kommt. Entweder legt das PLM den Artikel an und das ERP vergibt die Nummer, oder das ERP vergibt die Nummer und das PLM übernimmt sie. Wichtig ist, festzulegen, welches System die Artikelnummern vergibt, und eine verlässliche Zuordnung zwischen beiden Systemen zu pflegen.
Kosten zurückspielen
Das PLM berechnet die theoretischen Kosten einer Rezeptur. Damit sie stimmen, braucht es die tatsächlichen Einkaufspreise von Zutaten und Verpackungen, die im ERP liegen. Dieser Fluss läuft regelmäßig vom ERP ins PLM.
Typische Fehler
- Doppelerfassung: Die Rezeptur wird im ERP abgetippt, mit Fehlern bei Mengen oder Einheiten.
- Eine Tabelle dazwischen: ein Excel-Export, von Hand bearbeitet, den niemand vollständig kontrolliert.
- Unkontrollierte Änderungen: Eine direkt im ERP korrigierte Stückliste passt nicht mehr zu Rezeptur oder Etikett.
- Zwei Master für dieselben Daten: Allergene oder Gewichte werden in beiden Systemen gepflegt, ohne eine einzige verlässliche Quelle.
Ist das PLM das führende System für Rezepturen, sollten Änderungen dort freigegeben werden, bevor sie ans ERP gehen.
Checkliste vor der Anbindung
Bevor Sie eine Schnittstelle bauen, beantworten Sie mit F&E, Qualität, Einkauf und IT fünf Fragen:
- Welches System führt jedes Datum aus der Tabelle oben?
- Welches Ereignis löst die Übergabe aus: Freigabe, Statuswechsel, Datum?
- Wer vergibt die Artikelnummer, und wo wird die Zuordnung geführt?
- Woran erkennen Sie eine fehlgeschlagene Übertragung, und wer behebt sie?
- Wie oft sollen Kosten zurückfließen?
Was beCPG bietet
beCPG ist das führende System für Produktdaten: Sobald ein Produkt freigegeben, geändert oder archiviert wird, steht die Änderung Ihrem ERP zur Verfügung, direkt oder über Ihren ESB oder Ihr ETL. Seine REST-API (Dokumentation auf Englisch) importiert und exportiert jede Entität in JSON und unterstützt die Synchronisation in beide Richtungen: Ein freigegebener Datensatz geht hinaus, Kosten kommen zurück. Der SAP-Konnektor überträgt Materialien, Stücklisten und Arbeitspläne an SAP S/4HANA, per OData oder IDoc. Ein konfigurierbarer CSV-Konnektor versorgt andere ERP-Systeme.
Jeder Konnektor ist einem Veröffentlichungskanal zugeordnet, der die zu sendenden Produkte auswählt und Erfolge wie Fehler im Produktdatensatz protokolliert. Der Austausch läuft über HTTPS und berücksichtigt die Berechtigungen des aufrufenden Benutzers. Mehr dazu in unserem Beitrag auf Englisch zum Datenaustausch zwischen PLM, ERP und anderen Systemen und auf unserer Seite zur PLM-Plattform. Um Ihre eigene Systemlandschaft zu besprechen, nehmen Sie Kontakt auf.
Häufige Fragen
Kann ein ERP ein PLM ersetzen?
Ein ERP speichert eine Stückliste, berechnet aber weder Kennzeichnung noch Allergene oder Konformität aus der Rezeptur, und es verwaltet keine Versuche. Für Lebensmittel und Kosmetik bleiben diese Berechnungen Aufgabe des PLM.
Sollten Versuche ans ERP gehen?
Nein. Nur die freigegebene Version geht ans ERP. Versuche bleiben im PLM, wo sie vor der Freigabe verglichen werden.
Welches System sollte die Artikelnummer vergeben?
Beide Muster funktionieren. Wichtig ist, ein einziges System als Vergeber festzulegen und die Zuordnung zwischen PLM-Code und ERP-Code zu führen, damit jeder Artikel eindeutig bleibt.
Wie kommt das PLM an die Istkosten?
Über einen Rückfluss aus dem ERP: Einkaufspreise von Zutaten und Verpackungen werden regelmäßig zurückgespielt, und das PLM berechnet die Rezepturkosten neu.
Braucht man einen Service-Bus, um PLM und ERP zu verbinden?
Nicht unbedingt. Eine API oder ein Konnektor reicht oft aus. Gibt es in Ihrer IT-Landschaft bereits einen ESB oder ein ETL-Werkzeug, fügt sich das PLM dort ein.
