Quanto custa de verdade gerenciar suas fórmulas no Excel?
A planilha não custou nada para implantar, e é justamente isso que torna o seu custo tão difícil de enxergar. Ele não aparece em nenhuma linha do orçamento: está diluído nas horas dos formuladores, nas conferências antes de cada envio e no retrabalho depois de um erro. Veja como medi-lo com os seus próprios números.
Custos difíceis de identificar
O Excel tem vantagens claras: você começa a usar na hora e adapta a planilha ao seu jeito de trabalhar. Para dez itens gerenciados por uma única pessoa, muitas vezes é a ferramenta certa.
Os problemas costumam começar quando o portfólio cresce e várias pessoas passam a trabalhar com os mesmos dados. As equipes raramente medem esse tempo perdido, porque ele se espalha pelo dia a dia. Alguns minutos para achar a última versão de uma fórmula. Uma conferência a mais antes de enviar uma ficha técnica. Dados de fornecedor copiados em vários arquivos. Ou um rótulo a atualizar depois de uma mudança no produto.
Quatro itens para medir
Quatro itens são relativamente fáceis de acompanhar na sua própria equipe. Não damos nenhum índice: a medição só vale se os números forem seus.
- Redigitação: conte os arquivos que repetem o percentual de um mesmo ingrediente (fórmula, ficha técnica, rótulo, tabela de preços, cadastro do varejista) e multiplique pelo número de novas fórmulas do ano.
- Dupla conferência: cronometre o tempo para reconferir uma fórmula antes de enviá-la, só porque ninguém tem certeza de que a planilha aberta é a última versão.
- Busca: pergunte «quais produtos contêm esta matéria-prima?» e meça quanto tempo leva a resposta. Depois pergunte de novo: «e se o fornecedor mudar a composição?».
- Retrabalho: rótulos reimpressos, fichas técnicas reenviadas, lotes bloqueados no ano passado por causa de um dado errado. Conte-os e depois atribua um valor a cada um.
Custo anual ≈ (horas medidas × custo horário total) + custo do retrabalho.
O quarto item é muitas vezes esquecido, mas pode ser o mais caro. Um rótulo a reimprimir, um documento a reenviar a um cliente, um lote parado à espera de uma verificação: esses eventos podem ser raros, mas custam caro. Eles vêm de dados errados ou desatualizados, ou de informações copiadas no lugar errado.
Quando o Excel começa a mostrar seus limites
Não existe um número exato de itens a partir do qual o Excel deixa de servir. Os problemas aparecem quando o volume de dados aumenta e várias pessoas precisam consultá-los ou alterá-los:
- mais de uma pessoa altera as fórmulas e ninguém sabe mais qual versão é a correta;
- o mesmo arquivo existe em três versões, duas delas em caixas de e-mail;
- um fornecedor muda a composição de uma matéria-prima, e encontrar todas as fórmulas afetadas leva um dia inteiro;
- você precisa provar quem alterou o quê, e quando.
Na cosmética, este último ponto vai além da organização interna. Para quem vende na União Europeia, o Regulamento (CE) n.º 1223/2009 exige um dossiê de informações do produto (PIF), mantido atualizado e facilmente acessível às autoridades competentes. Uma planilha que não mostra quem a alterou na semana passada não oferece uma trilha de auditoria confiável.
O que muda com um repositório de produtos no beCPG
O valor de um repositório de produtos fica claro quando um dado muda. Em vez de procurar arquivo por arquivo os produtos afetados, as equipes identificam diretamente todas as formulações envolvidas.
No beCPG, uma matéria-prima como a glicerina tem um único cadastro no repositório, em vez de ser copiada em vários arquivos. Preço, nome INCI, fornecedor e características técnicas ficam centralizados num só lugar.
Quando a matéria-prima entra em várias formulações, as equipes veem diretamente os produtos que a contêm. Se a composição, o preço ou outra informação mudar, elas encontram rapidamente as fórmulas a revisar.
Como o beCPG calcula os dados do produto acabado a partir da formulação, as equipes também recalculam custos, lista de ingredientes, alérgenos e valores nutricionais quando as informações de origem mudam.
Sair do Excel para um PLM sem recomeçar do zero
Passar de uma gestão em Excel para um repositório de produtos não significa abandonar todos os dados existentes nem migrar tudo de uma vez.
Os seus arquivos atuais servem de ponto de partida para construir o repositório no beCPG. A migração pode ser progressiva: primeiro as matérias-primas e os fornecedores, depois as formulações e os produtos ativos.
As colunas das suas planilhas podem corresponder aos campos do repositório, o que facilita a importação. Mas há um cuidado importante: não migre os seus erros. A migração é também a oportunidade de revisar a qualidade dos dados, identificar duplicidades, verificar informações desatualizadas e padronizar os dados antes de importá-los.
Começar com um repositório limpo pode poupar anos de incerteza. Falamos disso também no nosso artigo (em inglês) sobre a qualidade e completude dos dados de produto. Saiba mais sobre o repositório de produtos do beCPG.
Quer ver o que um repositório de produtos mudaria no seu dia a dia? Fale com a gente.
Perguntas frequentes
O Excel é uma má ferramenta para gerenciar fórmulas?
Não. Para dez itens gerenciados por uma única pessoa, muitas vezes é a ferramenta certa. Os limites aparecem quando o portfólio cresce e várias pessoas trabalham com os mesmos dados.
Como estimar o custo da gestão em planilha?
Meça quatro itens na sua equipe: redigitação, dupla conferência, busca de informação e retrabalho depois de um erro. Multiplique as horas pelo custo horário total e some o custo do retrabalho.
É preciso migrar todos os dados de uma vez para o beCPG?
Não. A migração pode ser progressiva, começando pelas matérias-primas e pelos fornecedores, depois as formulações e os produtos ativos. As suas planilhas atuais servem de ponto de partida.
